Налоги за использование личного автомобиля

Сегодня предлагаем ознакомиться со статьей на тему: "Налоги за использование личного автомобиля" с комментариями профессионалов. На странице собран материал подробно описывающий тематику. Но, если у вас возникнут вопросы, вы всегда их можете задать нашему дежурному юристу.

Облагается ли НДФЛ компенсация за используемый работником автомобиль?

Точка зрения чиновников: Компенсация за использование в служебных целях личного автомобиля облагается НДФЛ, если налогоплательщик не является его собственником.

Аргументы.

  1. Компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ, если работник при выполнении трудовых обязанностей использует личное имущество в интересах работодателя (п. 3 ст. 217 НК РФ).
  2. Трудовое законодательство не предусматриваем возмещение работнику расходов, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества.
  3. Положения п. 3 ст. 217 НК РФ не применяются, если имущество не является собственностью работника. Письмо Минфина России от 08.08.2012 N 03-04-06/9-228
      Аналогичные выводы содержат:
  4. Письмо Минфина России от 26.09.2017 N 03-04-06/62152
  5. Письмо Минфина России от 13.11.2018 N БС-3-11/[email protected]
  6. Письмо ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/[email protected]

Альтернативная точка зрения: Компенсация за использование в служебных целях личного автомобиля не облагается НДФЛ, даже если налогоплательщик не является его собственником.

Аргументы.

  1. Законодательство РФ не содержит такого понятия как личное имущество. Поэтому личным имуществом работника можно считать имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.
  2. Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя проверять наличие у работника права собственности на имущество, используемое в интересах работодателя.
  3. Работник использует имущество в интересах работодателя.

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу N А56-50900/2013

    Аналогичные выводы содержат:
  • Постановление ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14 по делу № А60-18171/2013
  • Можно ли учесть в расходах компенсационные выплаты узнайте в материале «Компенсация за автомобиль: в расходы по норме и не более».

    Взимается ли НДФЛ с компенсации за использование работником личного автомобиля в служебных целях?

    В рамках трудовых отношений по соглашению сторон организация (ООО) выплачивает работникам компенсацию за использование личного имущества (автомобиля) в служебных целях. Размер компенсации установлен трудовыми договорами с работниками.

    При этом суммы установленной трудовым договором компенсации превышают нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

    В налоговом учете для целей исчисления налога на прибыль расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок легковых автомобилей и мотоциклов признаются в пределах указанных норм с учетом требований пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

    Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

    Учитывая положения ст. 188 ТК РФ, подлежат ли налогообложению НДФЛ суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работником в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора?

    Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ООО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) разъясняет следующее.

    В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

    Поскольку гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).

    Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

    Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

    При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

    Какие налоги надо платить с суммы ежемесячной компенсации сотруднику за использование его личного автомобиля в служебных целях

    Сотрудник на руководящей должности намерен использовать личный автомобиль в служебных целях. Компания ежемесячно будет выплачивать ему фиксированную сумму 50 тыс. рублей. Какие налоги надо уплачивать с ежемесячной компенсации?

    При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору — ст. 188 ТК РФ).

    Расходы на компенсацию относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность и документальное подтверждение — пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

    Нормы расходов на выплату компенсаций за использование личных автомобилей составляют:

    • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 тыс. куб. см включительно — 1 200 рублей в месяц;
    • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 тыс. куб. см — 1 500 рублей в месяц.

    Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость ГСМ и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (письмо Минфина РФ от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

    Читайте так же:  Налог на имущество юр лица оплата

    Следовательно, в сумме компенсации уже содержится возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации личного транспорта (износ, ГСМ, ремонт). В связи с этим возмещаемую работнику стоимость использования им в служебных целях личного автомобиля (ГСМ, ремонт) учесть в расходах повторно (то есть помимо сумм компенсации) нельзя. Расходы можно учесть в пределах вышеуказанных норм. Все, что свыше, подлежит обложению налогом на прибыль.

    Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении. Там же необходимо определить и условия выплаты компенсации. Например, компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.

    Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили для служебных поездок, являются приказ руководителя организации, заявление работника, а также копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (письмо Минфина РФ от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326).

    При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

    НДФЛ и страховыми взносами (на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ) компенсация и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником, не облагаются (письмо Минфина РФ от 23.01.2018 № 03-04-05/3235). То есть нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, предназначены для целей налогообложения прибыли, поэтому они не применяются по аналогии к другим налогам.

    Выплачиваем сотруднику компенсацию за использование автомобиля (Каменная Ю.Ю.)

    Дата размещения статьи: 16.05.2015

    Предприятия промышленности сталкиваются с тем, что работники по делам фирмы используют свои личные транспортные средства. В свою очередь, предприятие за это может выплачивать сотрудникам компенсацию. Подобные отношения предусмотрены действующим законодательством. Однако у бухгалтеров при налогообложении возникающих в описанной ситуации операций часто возникают вопросы, в том числе в тех случаях, когда работник пользуется автомобилем, который ему не принадлежит на праве собственности (он управляет им по доверенности). Давайте разберемся в налогообложении сумм, выплачиваемых в качестве компенсации за использование сотрудником транспортного средства, находящегося в его собственности или управляемого им по доверенности.

    Компенсация работнику: как выплачивать?

    Таким образом, выплачиваемая сотруднику сумма складывается из двух составляющих: непосредственно компенсации (за износ автомобиля) и суммы возмещения расходов, понесенных при эксплуатации транспортного средства. И сумму компенсации, и порядок возмещения понесенных затрат необходимо определить в письменном соглашении с работником.
    Чтобы доказать, что выплаты работнику не связаны с получением им экономической выгоды (дохода), нужно запастись следующими документами:
    — соглашением с работником, в котором установлен размер компенсации;
    — документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (например, дополнительным соглашением к трудовому договору между сотрудником и работодателем, должностной инструкцией работника, содержащими указание на разъездной характер работы работника);
    — приказом руководителя о возмещении расходов;
    — документами, экономически обосновывающими возмещаемые расходы (например, путевыми листами (составленными по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, или по форме, разработанной предприятием промышленности самостоятельно с учетом включения в нее обязательных реквизитов), накладными на покупку запчастей, чеками на приобретение ГСМ).

    Налогообложение сумм, выплачиваемых при использовании
    личного автомобиля

    НДФЛ и страховые взносы

    Налог на прибыль

    УСНО

    Подпунктом 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ предусмотрено, что налогоплательщики, применяющие УСНО и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, уменьшают полученные доходы на расходы, связанные с компенсацией за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах норм, установленных Правительством РФ.
    Поскольку, по мнению чиновников, в нормах компенсации, определенных Постановлением Правительства РФ N 92, уже учтено возмещение эксплуатационных затрат (на ГСМ, техническое обслуживание, ремонт и пр.), возмещение работнику таких затрат не может быть дополнительно включено в состав расходов при исчислении единого налога.
    Не могут быть учтены в налоговых расходах и выплаты компенсации за использование личных грузовых автомобилей, поскольку перечень расходов при применении УСНО является закрытым. В данный перечень включены только расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов.

    Налогообложение компенсации за использование автомобиля,
    собственником которого работник не является

    НДФЛ и страховые взносы

    Налог на прибыль

    Раньше чиновники давали добро на возможность учета в налоговых расходах компенсации за использование легкового автомобиля, собственником которого работник не является (Письма Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/[email protected]). Однако позднее финансисты стали придерживаться прямо противоположного мнения, настаивая на невозможности включения в состав налоговых расходов компенсации за использование автомобиля, не принадлежащего ему на праве собственности, за исключением автомобиля супруга (супруги) работника, приобретенного в браке (Письма от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49, от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629).
    Что касается использования грузовых автомобилей, компенсацию за их использование Минфин России позволяет учитывать в целях исчисления налога на прибыль только при условии, что транспортное средство принадлежит работнику на праве собственности (Письмо от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150).

    УСНО

    Неоднозначным является и вопрос об учете компенсации работнику за использование легкового автомобиля, который ему не принадлежит (которым он управляет по доверенности), и в расходах «упрощенцев». Ведь «упрощенцы» признают расходы при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, и в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль.

    Если предприятие промышленности выплачивает работнику компенсацию за использование им личного автомобиля, а также возмещает ему понесенные расходы, выплачиваемые суммы не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами.
    При расчете налога на прибыль или единого налога (в случае применения УСНО) сумма компенсации принимается в расходы в пределах установленных Правительством РФ норм для легковых автомобилей и мотоциклов. Без ограничения в целях исчисления налога на прибыль учитываются суммы, выплачиваемые в связи с использованием в служебных целях личных грузовых транспортных средств. При применении УСНО указанные суммы в состав налоговых расходов вообще не попадают.
    В случае выплаты сотруднику компенсации за использование в служебных целях транспортного средства, которое ему не принадлежит на праве собственности, налоговики, скорее всего, не посчитают такой автомобиль личным имуществом работника с вытекающими из этого налоговыми последствиями (но в данном случае вполне можно рассчитывать на поддержку судей). Исключение касается только выплат, связанных с использованием автомобиля супруга (супруги) работника, поскольку названное имущество признается совместно нажитым.

    Читайте так же:  Определение задолженности по алиментам судом

    Налоги за использование личного автомобиля

    Письмо Министерства финансов РФ
    № 03-03-06/1/94971 от 26.12.2018

    Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо и сообщает следующее.

    В целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

    При этом в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ).

    [2]

    На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

    Нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

    Таким образом, налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев статьи 252 НК РФ.

    Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

    Настоящее письмо не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативно-правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

    Налоговый учет: компенсация за использование личного автомобиля

    Для служебных поездок работник может использовать свой личный автомобиль. В этом случае организация может выплачивать ему компенсацию.

    Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Размер компенсации, как правило, зависит от интенсивности использования автомобиля.

    Компенсацию назначают с учетом того, что сотрудник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля .

    Комментарии к документам доступны только платным подписчикам

    Оформите подписку сейчас, и вы получите полный доступ к электронной версии журнала.

    Расчеты по выплате компенсации за использование личных автомобилей и личных мобильных телефонов для служебных целей

    Отражение в бухгалтерском учете компенсационных выплат за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок.

    Отражение в бухгалтерском учете компенсационных выплат за использование личных мобильных телефонов работников для служебных переговоров. Работодателем оплачена только стоимость служебных переговоров работников и выплачена им компенсация.

    Компенсация за использование личного автомобиля

    Компенсация за использование личного автомобиля

    • 03.11.2017  
    • Бухгалтерия   
    • Бухучет   
    • Персонал   

    Расчет размера возмещения

    Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

    • Возмещение за пользование и естественный износ машины;
    • Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

    В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

    Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
    А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected] По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.
    Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

    Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

    Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

    Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

    Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года). Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором. Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг. Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).

    Читайте так же:  Личный кабинет налогоплательщика заплатить налоги

    Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.
    Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

    Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

    Когда денежное возмещение облагается налогом?

    Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством. Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения. Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

    • Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
    • Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
    • Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

    Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

    Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

    Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

    • Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
    • Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

    Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам». Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами. Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

    Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

    Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс. В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов. Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

    Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

    Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях выплачивается, если авто было использовано с согласия (ведома) работодателя (ст. 188 ТК РФ). О том, как учитывается указанная компенсация, вы узнаете далее из статьи.

    [1]

    Когда выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях?

    Сотрудник может получить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях при условии, что с фактом использования личного имущества в таком качестве согласен/ознакомлен работодатель. Во избежание возникновения спорных ситуаций по получению права на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях рекомендуем согласие работодателя оформить в письменной форме, к примеру в виде соглашения.

    Сам факт эксплуатации имущества для служебных целей также потребует подтверждения документами (путевым листом и чеками на покупку горюче-смазочных материалов). Если факт эксплуатации подтвержден, работодатель оформляет приказ о выплате компенсации, в котором помимо указания суммы выплаты будет разъяснена причина, по которой авто сотрудника приходится использовать в рабочих целях. Например, из-за отсутствия служебных автомобилей на предприятии.

    О том, какие еще расходы на транспорт могут возмещаться сотруднику, читайте в статье «Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников».

    Уменьшает ли компенсация за использование личного авто в служебных целях налог на прибыль?

    Сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях включают в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), но сделать это можно только в пределах законодательно утвержденных норм.

    А как учесть для целей налога на прибыль расходы на покупку для такого авто горюче-смазочных материалов (ГСМ)? Можно ли возмещать расходы на бензин по личному транспорту, используемому в служебных целях, ориентируясь на текст подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, предусматривающего возможность учета в расходах затрат на содержание служебного транспорта?

    Судьи считают: можно, если расходы обоснованы и имеют производственную направленность. Например, положительное для налогоплательщика решение приняли арбитры Западно-Сибирского округа (постановление от 26.09.2014 № А46-15928/2013), проанализировав заключенные с работниками договоры об использовании ими личного транспорта в служебных целях. В договорах предусматривалось, что работники обязаны:

    • использовать личные автомобили по заданию организации в целях и сроки, определенные договором;
    • поддерживать автомобили в исправном состоянии;
    • производить за свой счет текущий и капитальный ремонт и нести другие расходы по их содержанию;
    • представлять организации документы, подтверждающие факты использования автомобилей в служебных целях (путевой лист) и приобретения ГСМ для заправки автомобилей.

    Организация со своей стороны обязалась поручать работникам выполнение заданий с использованием личных автомобилей только в служебных целях и возмещать расходы на ГСМ.

    С учетом того, что автомобили использовались работниками не по своему усмотрению, а по заданию организации, то есть фактически находились в ее пользовании и владении, судьи заключили, что расходы на бензин являются обоснованными и понесены в рамках производственной деятельности. А следовательно, могут уменьшать облагаемую прибыль на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, несмотря на то что это не служебные, а личные автомобили работников.

    Читайте так же:  Документы для получения подоходного налога

    Также арбитры подчеркнули, что возмещение фактических расходов не является выплатой компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. А это значит, что возмещаемые суммы не подпадают под нормирование, предусмотренное подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ для сумм компенсации, и могут учитываться в полном объеме.

    По вопросу о том, правомерно ли списывать расходы на ГСМ в фактическом объеме, а не по нормам, см. наш материал «Нужно ли нормировать расходы на приобретение ГСМ?».

    Обратите внимание, в рассмотренном судом случае работникам возмещался только бензин, компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях они не получали. В то же время вопрос об учете в расходах возмещения ГСМ в дополнение к такой компенсации, также является спорным, поскольку Минфин России (письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239) считает, что расходы на ГСМ в компенсации уже учтены.

    За использование личного авто в служебных целях работнику полагается компенсация. Однако выплачиваться она будет только в том случае, когда такое использование согласовано с работодателем и фактически имело место. Сумма компенсации, которую можно включить в расходы для целей расчета налога на прибыль, законодательно ограничена. Вопрос о том, можно ли при этом дополнительно учесть затраты на покупку ГСМ, является спорным.

    Компенсация бензина, запчастей на личный автомобиль

    Как учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

    Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса. Причем этот размер принимается при письменном соглашении работодателя и работника. И оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

    А вот в расходы по налогу на прибыль эта компенсация включается только в пределах норм , установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

    КОМПЕНСАЦИЯ ГСМ за использование личного автомобиля

    Вопрос : Об учете в целях налога на прибыль стоимости ГСМ, возмещаемой работникам, использующим личный транспорт в служебных целях.

    Ответ : Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу учета расходов организации в виде стоимости горюче-смазочных материалов, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, сообщает следующее.

    В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

    Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» утверждены нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей.

    При этом следует учитывать, что на основании п. 1 ст. 252 Кодекса расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

    Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций , установленных законодательством, учтено возмещение затрат , возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

    Заместитель директора
    Департамента налоговой
    и таможенно-тарифной политики
    Н.А.КОМОВА

    ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

      РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ
      Компания может включать в расходы на оплату труда компенсации работникам, связанные с разъездным характером их работы (например, оплату приобретаемых ими проездных билетов). Это следует из статьи 255 НК РФ и статьи 168.1 ТК РФ.

    Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

    Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

    Кому положена компенсация

    Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

    Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

    Документальное оформление

    Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

    Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

    При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

    Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

    Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

    Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

    [3]

    Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

    Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

    Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

    Читайте так же:  Пенсионный возраст для женщин 55 лет

    Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

    При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

    • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
    • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

    Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

    Начисление компенсации

    Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

    Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

    • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
    • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

    Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

    Путевые листы

    Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

    По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

    Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

    При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

    Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

    Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

    Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

    • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
    • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
    • обосновывающие расчет суммы компенсации;
    • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

    Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

    Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

    Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

    Бухучет

    В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

    В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

    Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 73

    – начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

    Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

    В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

    Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

    В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
    1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

    Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Дебет 26 Кредит 73
    – 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

    Источники


    1. Омельченко, О. История политических и правовых учений. История учений о государстве и праве; М.: Эксмо, 2011. — 576 c.

    2. Астахов, Павел Правописные истины, или Левосудие для всех / Павел Астахов. — М.: Эксмо, 2016. — 368 c.

    3. Жан, Мишель Ламбер Маленький судья / Жан Мишель Ламбер. — М.: Прогресс, 2016. — 352 c.
    4. Ключевые прецеденты ФАС Московского округа по налогам за 2009 год. — М.: Тимотиз Паблишинг Раша, 2010. — 512 c.
    5. Руденко, Р. А. Р. А. Руденко. Судебные речи и выступления / Р.А. Руденко. — М.: Юридическая литература, 2016. — 368 c.
    Налоги за использование личного автомобиля
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here